3 Ways To Make Your Writing Clearer

writing is hard and writing under

deadline pressure is harder

when you're pressed for time but want

the best results prioritize edits to

sharpen the message of course you should

spell check and proofread every document

before you click submit but if your

message isn't clear making minor

sentence level edits won't save you

instead focus on the big picture with

these three strategies

first

cut these since the dawn of time opening

and get right to the point your readers

don't need to hear every thought anyone

ever had on your topic they need to know

what they should think about the topic

right now does this memo opener seem

familiar

everything in this paragraph before

since the data is a since the dawn of

time opening and should get the axe

so lead with your main point to focus

your reader's attention where it belongs

keep only the background information

that's important to your message and cut

the rest

next write claim-based topic sentences

not descriptive ones

the first sentence of a paragraph or the

topic sentence sets up an expectation

for the rest of the paragraph

consider this sentence

it offers potentially useful information

a meeting happened on thursday but

readers won't know yet why these facts

matter but the claim version of the

sentence immediately focuses the

reader's attention

something that happened during the

meeting made you change your mind about

the pitch

begin a paragraph with a claim to teach

readers what to expect and remind

yourself what the rest of the paragraph

should deliver make a habit of

claim-based topic sentences and you'll

have less editing to do later

and finally make sure people are doing

things in your sentences unless you

don't want them to

be clear and think of the job you want

the sentence to do take these two

sentences

all managers should approve and submit

expense reports by friday at noon and

expense reports should be approved and

submitted by friday at noon

in the first sentence it's clear who

should do what when

in the second we know that approving and

submitting needs to happen but we don't

know by whom

which can lead to confusion

and in this sentence

we know exactly what's going on the ceo

closed branch locations but in this one

we know the what branch locations were

closed but not the who

is this by design

consider the purpose of the sentence

maybe the closings are big news and you

don't want to point out the ceo but if

you're writing about the ceo's bold

decisions the first version is called

for

so the next time you finish a document

with a few minutes to spare

try these three editing techniques

make a habit of using them and you won't

need to do as much last minute editing

in the future

[Music]

you